Gestionar de forma adecuada nuestro tiempo nos ayudará a mejorar en los diferentes ámbitos de nuestra vida, tanto a nivel laboral, familiar, social y personal. No obstante, aprender a gestionar nuestro tiempo no es una tarea fácil. Por ello, hemos seleccionado algunas técnicas que te facilitarán esta ardua tarea.
¿Quién no ha deseado que el día tuviera más horas?
5 Claves para organizar tu tiempo
Sigue el siguiente esquema para aprender a usar tu tiempo de forma productiva:
En primer lugar, ¿cómo gestiono actualmente mi tiempo?
En primer lugar, antes de aprender a organizar tu tiempo debes conocer cómo lo gestionas actualmente. Este diagnóstico inicial te ayudará a identificar las tareas o actividades que se están llevando más tiempo; así como la ausencia de planes o actividades que tienes que incluir en tu agenda de forma prioritaria.
Te recomendamos revisar tu día a día, incluyendo todas las actividades y tareas que realizadas, tanto laborales como sociales, personales y familiares. Para ello, existen algunas herramientas que te facilitarán el trabajo, como aTimeLogger. Esta aplicación anota todas tus actividades diarias y te ofrece una serie de estadísticas diarias, semanales y mensuales en forma de diagramas y gráficos sobre cómo y en qué empleas tu tiempo.
Nosotros te proponemos a modo de ejemplo esta herramienta pero hay infinidad de aplicaciones móviles para registrar todas tus actividades. Si no quieres realizar esta fase de diagnóstico con dispositivo electrónico, no pasa nada. Prepara una libreta funcional, que puedas tener a mano con frecuencia y establece un periodo concreto de «valoración; por ejemplo una o dos semanas. Durante este tiempo tendrás que observar como organizas el tiempo y emocionalmente preguntarte si estás satisfecho con esta gestión. Sino estás conforme, enhorabuena, estás preparado para pasar de fase y hacer cambios estratégicos que te permitan vivir mejor, más consciente y más feliz.
Evita y elimina las distracciones
Cuando trabajamos en paralelo y vamos cambiando nuestra atención de una actividad a otra, no conseguimos realizar todas las actividades de forma adecuada. De lo contrario, estamos interrumpiendo nuestra actividad con otras obligaciones y tareas, sin focalizarnos en realidad en ninguna. Interrumpir la actividad conlleva romper la concentración y a la vez provoca que, posteriormente, necesitemos más tiempo para volver a concentrarnos en la tarea. Por ello, se recomienda evitar las distracciones y no trabajar en paralelo varias tareas.
Actualmente, las principales distracciones provienen de las nuevas tecnologías y de las redes sociales. Por ello, te recomendamos la app RescueTime, la cual sirve para controlar todas las actividades que realizas en el ordenador y en el móvil. De esta forma, conocerás en qué gastas tu tiempo cuando estas realizando tus actividades diarias. Una vez que las conozcas, existen aplicaciones para bloquear determinadas apps con la finalidad de que no malgastes tu tiempo cuando estás concentrado en una tarea. Un ejemplo de ellas es Block Site.
Prioriza tus tareas y actividades
Muchas veces tenemos tantas cosas que hacer que comenzamos con cualquier tarea, sin tener en cuenta la prioridad e importancia de cada una. Es frecuente estar todo el día haciendo tareas y obligaciones y llegar a casa y pensar que no hemos hecho nada.
Esto se debe a que no organizamos correctamente nuestras tareas, es decir, no priorizamos en función de su importancia y urgencia. Por ello, te recomendamos que crees una lista de las principales tareas que debes realizar, al igual que una lista con las funciones secundarias pendientes. Comienza por las principales y, cuando completes estas funciones, realiza las tareas secundarias.
Planifica tus actividades
Organizar y planificar tus actividades es fundamental para aprender a gestionar tu tiempo. Para ello, te recomendamos utilizar agenda o, si prefieres las últimas tecnologías, existen apps que te permiten planificar tu día a día, teniendo en cuenta todas tus actividades. Un ejemplo de estas apps es Evernote, la cual te permite planificar tanto tus funciones laborales como tus actividades de ocio y familiares. Además, esta app te ayuda a priorizar tus actividades en función de la importancia y urgencia de cada una de ellas.
Revisa tu organización del tiempo semanalmente/o cada dos semanas
Es muy importante realizar una revisión sobre la gestión del tiempo, primero semanalmente y luego cada dos semanas e incluso un mes, para asegurarte de que estás organizando todas tus actividades de forma adecuada. De esta forma, puedes crear modificaciones para optimizar al máximo tu tiempo. Para ello, es importante que revises si has cumplido todas tus tareas, tanto las prioritarias como las secundarias, al igual que si has malgastado tiempo realizando alguna de tus funciones.
Lo más importante, debes aprender a gestionar el tiempo no solo desde un enfoque basado en la productividad o el rendimiento, sino que valores si de forma profunda los cambios en el orden y en la agenda están repercutiendo en tu nivel general de satisfacción con tu vida, porque en esencia, ese medidor emocional será la clave indica que todo está bien equilibrado en tu día a día.
¿Cómo organizas tu tiempo? ¿Estás de acuerdo con estás 5 claves de Gestión del tiempo?